كيف تجعل الذكاء الاصطناعي يحضر الاجتماعات بدلاً منك؟

كم مرة خرجت من اجتماع طويل واكتشفت أنك نسيت أهم “مهمة” طُلبت منك؟ أو شعرت أن وقتك قد ضاع وأنت تحاول تذكر: “ماذا قررنا بخصوص تلك النقطة؟”

في عصر العمل عن بُعد، لم تعد الاجتماعات مجرد لقاءات لتبادل الأفكار، بل أصبحت أكثر تعقيدًا. وبما أن جدولك قد يكون مزدحمًا، أو أحيانًا تتابع عدة اجتماعات في وقت واحد، أصبح من الصعب تتبع كل نقطة طُرحت أو تحديد ما تم الاتفاق عليه. هنا يأتي دور مساعدي الاجتماعات الذكية (AI Meeting Assistants)، الذين لم يعودوا رفاهية، بل أصبحوا “المنقذ” الذي يضمن ألا تضيع أي فكرة أو وقت.

ما الهدف من هذه الأدوات؟

الهدف من أدوات الذكاء الاصطناعي في الاجتماعات ليس فقط “تسجيل” الكلمات التي تُقال، بل تحويل الضجيج إلى بيانات مفيدة. هذه الأدوات تدخل معك الاجتماع سواء عبر Zoom أو Teams أو Google Meet لتقوم بـ:

• الاستماع والتدوين: تحويل كل كلمة تُقال إلى نص مكتوب (Transcription).

• التلخيص الذكي: استخراج “الزبدة” والنقاط الرئيسية في دقائق.

• تحديد المهام (Action Items): رصد الالتزامات التي ذكرها كل شخص تلقائيًا.

متى تكون هذه الأدوات “منقذة” لك؟

1. عندما يتداخل جدولك:
   إذا كان لديك اجتماعان في نفس الوقت، يمكنك السماح للأداة بالانضمام إلى أحد الاجتماعات، وفي وقت لاحق، يمكنك قراءة الملخص المرسل إليك.

2. في الاجتماعات العاصفة:
   عندما تكون الأفكار كثيرة وتتدفق بسرعة، لا داعي للقلق حول تدوين الملاحظات، ركز على النقاش واترك التدوين للـ AI.

3. للتوثيق القانوني والمهني:
   سيكون لديك مرجع دائم “من قال ماذا ومتى”، بدلاً من البحث في تسجيل فيديو مدته ساعتين. هذا أمر بالغ الأهمية في بيئات العمل التي تحتاج إلى التوثيق الدقيق.

4. لفرق العمل العابرة للحدود:
   يمكن لمساعدي الاجتماعات الذكية أن يساعدوا في مشاركة نتائج الاجتماع مع الزملاء الذين لم يتمكنوا من الحضور بسبب فروق التوقيت.

كيف تستخدمها بذكاء؟ (خطة العمل)

1. اختر أداتك:

   • Otter.ai: أداة ممتازة للإنجليزية.

   • Fireflies.ai: تبحث بعمق في النصوص وتقدم تفاصيل أكثر.

   • Fathom: تعتبر الأسهل للاستخدام ومناسبة للاجتماعات اليومية.

2. اربطها بجدولك:
   بمجرد ربط الأداة بـ Google Calendar، سيتعرف الـ AI على الاجتماعات المستقبلية ويدخل إليها تلقائيًا كـ “مساعد خفي”.

3. فترة الاجتماع:
   ركز كليًا في الحوار ولا تشغل بالك بالتدوين. إذا تمت الإشارة إلى نقطة هامة، بعض الأدوات توفر لك خيار “Highlight” لتحديد اللحظة المهمة.

4. بعد الاجتماع (السحر الحقيقي):
   بعد انتهاء الاجتماع، ستتلقى إيميلًا يحتوي على:

   • ملخص تنفيذي (Executive Summary).

   • قائمة بالمهام المطلوبة من كل شخص.

   • إمكانية البحث بالكلمات داخل النص: على سبيل المثال، يمكنك البحث عن كلمة “ميزانية” وستأخذك إلى اللحظة التي نُوقشت فيها.

     لا تجعل الاجتماع ينتهي عندك. بعد أن تحصل على الملخص الذي أنتجه الذكاء الاصطناعي، شاركه فورًا على قناة الفريق (Slack/Teams). بذلك، تحول اجتماعًا مدته ساعة إلى معلومة مفيدة يمكن قراءتها في دقيقة واحدة. هذا هو جوهر التواصل غير المتزامن.