كيف تكتب إيميلًا مهنيًا يعكس جودتك العالية؟
الإيميل المهني ليس مجرد وسيلة للتواصل، بل هو انعكاس مباشر لشخصيتك وطريقة عملك. كيف تكتب إيميلًا يجعل الطرف الآخر يراك كشخص محترف وعالي الجودة؟ إليك بعض الخطوات التي تساعدك في كتابة إيميل مهني يترك انطباعًا قويًا:
1. ابدأ بعنوان واضح جدًا
العنوان هو أول ما سيراه المتلقي، لذلك يجب أن يكون واضحًا ودقيقًا من أول نظرة. عندما يفتح الشخص صندوق البريد، يجب أن يعرف فورًا ما الذي يتعلق به الإيميل.
نصيحة:
استخدم عنوانًا مباشرًا يشرح محتوى الإيميل بشكل بسيط. مثل:
“Application for Remote Customer Support Position”
العنوان يجب أن يخبر المتلقي بكل شيء من أول لحظة.
2. الافتتاحية
ابدأ بتقديم نفسك في جملة واحدة مختصرة. لا داعي للمبالغة أو إضافة تفاصيل غير ضرورية. الهدف هو أن تكون واضحًا ومباشرًا.
نصيحة:
“اسمي [اسمك] وأنا [منصبك أو مهنتك]، أكتب لك بخصوص [سبب الإيميل]”.
3. صلب الإيميل
الإيميل المهني يجب أن يكون مختصرًا وفعّالًا. حاول أن تكون فقرتين فقط كحد أقصى. في هذه الفقرات، وضح:
-
ماذا تقدم؟
تحدث عن المهارات أو الخدمات التي تقدمها. -
لماذا أنت مناسب؟
اشرح بإيجاز لماذا ستكون مناسبًا لهذا الدور أو لهذا المشروع. -
ما هي الإضافة التي ستقدمها؟
ركز على الفوائد التي يمكن أن تحققها للطرف الآخر.
نصيحة:
كن محددًا. بدلًا من قول “أنا مهتم بالعمل معكم”، يمكنك أن تقول:
“أنا متوفر لمقابلة هذا الأسبوع” أو “أنا متاح لمناقشة التفاصيل عبر مكالمة هاتفية هذا الأسبوع”.
4. التجنب:
تجنب الأمور التي قد تؤدي إلى تجاهل الإيميل:
-
الإيميل الطويل:
لا تكتب إيميلًا يحتوي على تفاصيل غير مهمة. الناس يقرأون الإيميلات بسرعة، لذا كن مختصرًا. -
الكلام العاطفي:
تجنب العبارات العاطفية أو غير المهنية. -
الأخطاء اللغوية:
تأكد من أن الإيميل خالٍ من الأخطاء الإملائية والنحوية. -
الطلبات غير الواضحة:
يجب أن يكون الطلب أو الغرض من الإيميل واضحًا تمامًا.
5. الخاتمة
اشكر الطرف الآخر في نهاية الإيميل، وابقِ الباب مفتوحًا للتواصل. بدلاً من الختم بجملة عامة، قدم خيارًا واضحًا للمتابعة.
نصيحة:
“شكرًا لوقتكم، أتطلع لسماع ردكم قريبًا.”
6. التوقيع
انهِ الإيميل بتوقيعك الكامل، مع ذكر منصبك أو مجالك، بالإضافة إلى وسيلة تواصل واحدة. لا حاجة لكتابة أكثر من طريقة تواصل واحدة، ليظل الإيميل بسيطًا واحترافيًا.
القاعدة الذهبية:
إذا كان الإيميل واضحًا، مختصرًا، ومحترمًا، سيظهر لك كأحد الأشخاص الموثوق بهم. اجعل كل كلمة في الإيميل تعكس مستوى عاليًا من الاحترافية والتنظيم.