“اجتماع سريع؟” الجملة التي تقتل إنتاجية فريقك دون أن تشعر!

في بيئة العمل التقليدية، كان الاجتماع هو الحل لأي مشكلة. لكن في عالم العمل عن بُعد، الاجتماعات غير المبررة يمكن أن تكون “الضريبة” التي يدفعها المبدعون من وقت تركيزهم الثمين. في هذا المقال، سنتناول أهمية التواصل غير المتزامن وكيفية استخدامه لتعزيز الإنتاجية في فريقك.

ما هو التواصل غير المتزامن؟

التواصل غير المتزامن ليس مجرد وسيلة تواصل، بل هو ثقافة جديدة تُعتبر “ذكاء في إدارة الوقت”. ببساطة، هو تبادل المعلومات دون الحاجة إلى التواجد في نفس اللحظة خلف الشاشة. إنه يعني أنك تستطيع إرسال رسائل وتلقي ردود في الوقت الذي يناسب الشخص الآخر، دون أن تضيع وقتك في الانتظار أو المقاطعات.

لماذا تهرب من “الزوم” وتلجأ للكتابة؟

1. كسر “دائرة المقاطعات”

أكبر عدو للإنتاجية ليس الكسل، بل الإشعارات المستمرة. عندما تطلب من شخص ما أن يشارك في اجتماع، فإنك تجبره على ترك مهامه الأخرى، مما يُكسر تركيزه وقدرته على العمل بعمق (Deep Work). بالتواصل غير المتزامن، أنت تمنح الفريق فرصة للدخول في حالة العمل العميق التي تخرج أفضل الأفكار.

2. القرار المبني على البيانات لا على الارتجال

في الاجتماعات، غالبًا ما يفوز صاحب الرد الأسرع والذي يمتلك البديهة الحاضرة. لكن في التواصل المكتوب، لديك فرصة للتحليل والبحث وتقديم ردود مدروسة وموثقة بشكل أفضل. هذا يُحسن جودة القرارات التي تُتخذ.

3. التوثيق هو “الأصل التجاري” للشركة

الاجتماعات غالبًا ما تتبخر مع مرور الوقت. قد تضيع الأفكار والكلمات. لكن، الرسالة المكتوبة تعد مرجعًا دائمًا، يمكن الرجوع إليه في أي وقت. الموظف الجديد الذي ينضم إلى الفريق بعد عدة أشهر لن يحتاج لسؤالك عن سبب اتخاذ القرار، لأنه سيجد كل شيء موثقًا بشكل واضح.

كيف تصبح “سيد التواصل المكتوب”؟

قبل أن تطلب اجتماعًا سريعًا، اعتمد قاعدة الـ 3 دقائق. قبل أن تضغط على “إرسال دعوة للاجتماع”، خصص 3 دقائق لكتابة رسالة شاملة:

• السياق: ما الذي يحدث؟ (شرح سريع عن الموضوع)

• المشكلة: ما الذي يعيقك أو يعرقل تقدم العمل؟

• الاقتراح: ما الحل الأول الذي تقترحه؟

• التوقع: متى تحتاج ردًا أو إجابة؟

المفاجأة؟ 80% من الأمور التي كنت تظن أنها تحتاج “اجتماعًا” قد تجد لها حلاً في هذه الرسالة البسيطة. أما الـ 20% المتبقية، فيمكن أن تدخلها في اجتماع مُنظم وواضح.

رسالة للمدراء: قياس نجاح فريقك لا يكون بعدد “ساعات الظهور” على Slack!

النتائج هي ما تهم في النهاية، وليست الاجتماعات المستمرة. الشركات العظيمة تُبنى على الإنجازات والنتائج القابلة للقياس، لا على التواجد المستمر في الاجتماعات. لذا يجب أن يتحول التركيز من “عدد الاجتماعات” إلى كمية المهام التي أُنجزت بجودة عالية.

هل تفضل أن تصلك فكرة مكتوبة وشاملة في إيميل مفصل، أم تفضل اجتماعًا مدته ساعة؟ الشرح والتوثيق الكتابي هو الأفضل لتوفير الوقت وتحقيق الإنتاجية، بينما الاجتماعات قد تكون مضيعة للوقت إذا لم تُستخدم بحذر.